5 pasos para elegir una herramienta de gestión de proyectos

Los sistemas de gestión de proyectos son herramientas que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede utilizar, en casi cualquier industria. Y en la construcción, donde un proyecto que no se gestiona de cerca y con cuidado puede dar lugar a incontables horas-hombre desperdiciadas, por no hablar de las pérdidas de ingresos, la gestión de proyectos no puede pasarse por alto.

Independientemente de cuán organizado esté su equipo de proyecto, es imperativo identificar el software de gestión de proyectos para su negocio. La herramienta adecuada para su empresa puede ayudar en el buen funcionamiento de los proyectos, específicamente cuando ocurren en paralelo, y es más probable que ocurran confusiones y plazos incumplidos.

El software o sistema de gestión de proyectos que elija debe monitorear el estado de sus proyectos mediante informes y listas de tareas. Debería realizar un seguimiento automático del tiempo dedicado a los proyectos y almacenar y vincular todos los correos electrónicos y archivos a proyectos relevantes.

Podemos pasar todo el tiempo del mundo elaborando los planes más elaborados, pero la naturaleza humana es bastante simple: fuera de la vista, fuera de la mente. Eso, más que nada, es la razón número uno por la que los planes fallan. Un buen sistema de gestión de proyectos mantendrá todo en mente al presentarlo en un formato visual claro, mientras lo actualiza constantemente sobre el estado de sus proyectos comerciales.

Pero con tantas opciones disponibles, en términos de sistemas que prometen hacer exactamente esto, ¿cómo elegir el sistema correcto? En respuesta a eso, aquí hay cinco consejos y pasos a considerar para ayudarlo en la selección del software o herramienta de gestión de proyectos que mejor se adapte a las necesidades de su negocio:

¿Por qué necesita una herramienta de PM?
Es importante identificar primero exactamente por qué necesita una plataforma. Parte de este proceso es enumerar cuáles son los posibles "puntos débiles" de su empresa y quiénes son las partes interesadas clave que impulsarán la herramienta de gestión de proyectos. Una vez que pueda responder a estas preguntas, será más fácil examinar las diversas ofertas.

Vadeando a través del desorden
Hay una serie de sistemas que se pueden encontrar en línea. Las plataformas de gestión de proyectos suelen ser fáciles de implementar, pero el soporte a largo plazo es la clave.

Asegúrese de evaluar el portal de soporte de una posible plataforma antes de comprometerse a registrarse y pagar.

Aprovechando la nube
Muchas herramientas de gestión de proyectos son plataformas en la nube basadas en la web. Es comprensible que muchos desconfíen de mover todos sus datos a la nube.

Muy a menudo, las preocupaciones que tienen las personas de negocios cuando se trata de la nube incluyen: su proveedor de servicios accede a sus datos, su proveedor de servicios es pirateado y sus datos son robados, su proveedor de servicios se hunde o pierde sus datos.

Estas preocupaciones son válidas y una clara señal de que usted es un hombre de negocios cuidadoso. Sin embargo, se pueden mitigar.

Un proveedor de servicios en la nube confiable garantiza que se mantenga actualizado con los estándares y regulaciones de la industria en constante evolución. Por lo menos, busque un proveedor de nube que use encriptación SSL de 512 bits, que es el mismo tipo de encriptación que se usa en la banca en línea. Si, cuando le pregunta a un proveedor sobre esto, no puede responder, busque en otro lado. El proveedor de la nube que está buscando debe ejecutar copias de seguridad periódicas (al menos una vez al día). Esto significa que si algo sale mal, podrán recuperar su información.

Los servidores de un proveedor de servicios en la nube de primer nivel se ejecutan en centros de datos de última generación con redundancia de energía, duplicación de hardware y múltiples conexiones a Internet.

Y finalmente, los mejores proveedores de nube nunca acceden a sus datos sin su permiso claro y explícito.

Entonces, sí, si puede encontrar el proveedor de servicios que pueda responder a todas sus inquietudes de seguridad sobre la nube, los beneficios superan con creces los riesgos.

Cómo comenzar
La implementación rápida de una herramienta o software de gestión de proyectos depende de la estructura y el tamaño de su empresa. Sin embargo, las mejores herramientas deberían ser lo suficientemente sencillas de implementar sin el uso de especialistas externos. Solo debería necesitar especialistas una vez que el sistema esté implementado y desee adaptarlo o refinarlo, o su proceso, para que se adapte mejor a las necesidades de su negocio.

Cosechar las recompensas
Como gerente o propietario de una empresa, ahora tiene acceso a información que incluye quién está trabajando en qué, qué tareas están completas y pendientes, cuánto tiempo se ha dedicado al proyecto y cuál es el estado de su presupuesto. Trabaje en estrecha colaboración con su proveedor para asegurarse de obtener los datos correctos de su herramienta. Con eso quiero decir que los mejores proveedores o herramientas de gestión de proyectos no son productos fijos estáticos, sino implementos que se pueden adaptar para satisfacer mejor las necesidades de su negocio en particular. Si el servicio o los servicios que está considerando no pueden, no ofrecen, o para ser más honestos, no ofrecen eso, entonces no son los servicios para su empresa.