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Uso del software de gestión de la construcción para proteger los documentos de construcción

Las empresas en la industria de la construcción pueden hacer uso de los muchos software de gestión de la construcción innovaciones que están disponibles para ellos en la era moderna. Estas innovaciones se pueden utilizar para hacer que las actividades de construcción sean más precisas, eficientes y rentables que nunca.

¿Qué es el software de gestión de la construcción?

software de gestión de la construcción es una herramienta de gestión de proyectos que ha sido diseñada específicamente para profesionales de la industria de la construcción. Este software se utiliza para agilizar los procesos que normalmente se realizan de forma manual y también se puede utilizar para ayudar en la comunicación y la toma de decisiones. Sin embargo, el software de gestión de la construcción también tiene otro propósito: proteger los documentos de construcción.

¿Por qué gestionar sus documentos con un software de gestión de la construcción?

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Manejar, organizar, almacenar y recuperar documentos físicos puede ser una tarea ardua. Estas son tareas que consumen mucho tiempo y que a menudo resultan en ineficiencias y retrasos en los proyectos.

Para empeorar las cosas, manejar estos documentos a mano podría dar lugar a un seguimiento deficiente del proyecto y a informes financieros inexactos. Los peligros de manejar documentos físicos en la industria de la construcción parecen no tener fin.

Para ayudar a combatir estos problemas, muchas empresas de construcción han comenzado a digitalizar sus documentos y a organizarlos utilizando software de control de documentos de construcción.

Digitalización de documentos

Los documentos de construcción se pueden digitalizar de la misma manera que se digitalizan otros documentos: usando un escáner. Sin embargo, los documentos en la industria de la construcción, como los planos de construcción, tienden a ser mucho más grandes que los documentos tradicionales que se usan en otras industrias. Como resultado, los documentos de construcción deben escanearse con escáneres especiales de gran formato.

Estos escaneos generalmente se guardan como imágenes de alta resolución que capturan los detalles finos en los planos de construcción. Estas imágenes de alta resolución luego se cargan en nubes en línea donde se pueden organizar, administrar y editar utilizando el software de administración de la construcción.

La digitalización de documentos permite a las empresas ahorrar papel y espacio de almacenamiento. Estos documentos digitales son mucho más fáciles de recuperar, compartir y editar que los documentos físicos.

Los documentos físicos también son propensos a desgastarse y pueden desvanecerse con el tiempo. Este problema podría resultar costoso si el documento contiene detalles importantes y no tiene copias de respaldo.

Cómo el software de gestión de la construcción puede proteger los documentos de construcción

Una vez que se han digitalizado los documentos de construcción, se pueden cargar en servidores en la nube en línea. Esto hace que estos documentos sean más fáciles de organizar, ver y compartir.

Las nubes de almacenamiento funcionan con servidores seguros que limitan el acceso a los archivos que se guardan en la nube. Los empleados que necesitan acceder a estos documentos digitales pueden simplemente iniciar sesión en el servidor de la nube utilizando sus credenciales de inicio de sesión seguro a través de una computadora o un teléfono que tenga acceso a Internet.

Los documentos de construcción digitalizados se pueden agregar al software de gestión de la construcción con facilidad y se pueden almacenar en sus sistemas de gestión de documentos.

Esto permite a los trabajadores ver sus documentos en el campo utilizando sus dispositivos digitales que tienen acceso al software de gestión de la construcción. Dichos arreglos se pueden utilizar para ahorrar toneladas de papel anualmente y garantizar que los documentos estén disponibles cuando se necesiten.

Los administradores de la construcción pueden ahorrar mucho tiempo al usar el software de administración de la construcción para recuperar y ver documentos. Estos aumentos en la eficiencia pueden reducir los retrasos en los proyectos, hacer que el presupuesto sea más preciso y mejorar la programación de actividades.

Además, puede (y debe) digitalizar sus contratos. Con software de gestión de contratos de construcción manejando los contratos por usted, es más fácil lograr una visibilidad completa de todo el proceso y el ciclo de vida del contrato. También reduce significativamente los errores y le permite monitorear a los contratistas mientras trabajan. Obtiene información valiosa sobre lo que realmente están haciendo, qué tan bien lo están haciendo y si hay algún problema. De esa manera, todo el alcance del trabajo se aborda de manera oportuna sin grandes contratiempos en el camino.

Cuando los documentos se mantienen organizados, a los directores de obra les resulta más fácil identificar y resolver problemas potenciales antes de que ocurran. Estos problemas podrían poner en peligro la seguridad de los trabajadores, por lo que la digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad para garantizar un entorno de trabajo más seguro.

Copia de seguridad de documentos

Los documentos físicos están sujetos a desgaste cada vez que se recuperan y comparten. Con el tiempo, algunos de estos documentos también pueden perderse o extraviarse. Estos problemas se pueden evitar digitalizando documentos y cargándolos en servidores en la nube. La digitalización esencialmente hace que estos documentos sean impermeables al desgaste físico.

Si el dispositivo que los gerentes de construcción están usando para ver estos documentos se bloquea o falla, los documentos aún se pueden recuperar a través de la nube de almacenamiento. La falla de este dispositivo no ha afectado el documento de ninguna manera, lo que hace que este arreglo sea ideal para almacenar documentos valiosos o sensibles que las empresas de construcción no pueden permitirse perder bajo ninguna circunstancia.

Sistemas de gestión de documentos

Los documentos que se almacenan en el sistema de gestión de documentos del software de gestión de la construcción se pueden organizar de manera que estos documentos sean fáciles de localizar y recuperar.

Las empresas constructoras a menudo conservan documentos de proyectos anteriores para utilizarlos en proyectos futuros. Estos documentos se pueden recuperar y visualizar mediante el software de gestión de la construcción. Los datos contenidos en estos documentos se pueden exportar desde el documento original e importar a otros nuevos.

Esta información se puede usar para planificar presupuestos para proyectos futuros y para agilizar los procesos en estos proyectos utilizando el conocimiento obtenido de los anteriores. Esto permite a los directores de obra llevar a cabo una mejor planificación que nunca.

Los gerentes ya no tienen que preocuparse por buscar documentos antiguos examinando montones de carpetas para encontrar una sola pieza de información. Cuando los documentos se cargan en el sistema de gestión de documentos, se pueden ordenar alfabéticamente, por fechas u organizarse en varias carpetas por las que es fácil navegar.

Los documentos que se cargaron en el software de gestión de la construcción también se pueden compartir electrónicamente con otras personas en todo el mundo. Esto ahorra costos, papel y tiempo que se gastaría en enviar documentos físicos a empleados o clientes en otros países.

Sistemas confiables

Los software de gestión de la construcción son conocidos por su fiabilidad. La mayoría de las empresas que ofrecen software de administración de la construcción también ofrecen servicios de soporte para clientes que tienen problemas al usar el software.

Si el software se bloquea o falla al final del cliente, los fabricantes de software pueden recuperar todos los datos guardados en el software y compartirlos con sus clientes. Las pérdidas de datos pueden ser devastadoras para la mayoría de las empresas, pero son especialmente costosas y peligrosas para las empresas de la industria de la construcción que dependían de estos datos para completar proyectos urgentes.

Si está administrando un negocio en la industria de la construcción, considere digitalizar sus documentos y organizarlos usando un software de administración de la construcción. Estas soluciones se están convirtiendo rápidamente en una necesidad para todas las empresas de la industria de la construcción que desean seguir siendo competitivas.

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