A menudo ha escuchado a la gente decir que el cambio es inevitable, y esto es ciertamente cierto cuando se trata de proyectos de construcción. A pesar de la presencia de planos, especificaciones y un presupuesto de oferta detallado, surgirá la necesidad de realizar cambios en un proyecto. Estos cambios pueden ser el resultado de suposiciones incorrectas en el diseño original, errores u omisiones en los documentos del contrato, demandas de seguridad, problemas de control de calidad, actos de la naturaleza y más. La gestión exitosa de proyectos va más allá de monitorear el alcance, mantener el cronograma, controlar los costos, priorizar la seguridad y garantizar la calidad. También se deben gestionar los cambios en el proyecto, independientemente del motivo subyacente.
Comprender las órdenes de cambio
Antes de determinar lo que entra en un plantilla de orden de cambio de ingeniería, es importante comprender cómo se contabilizan los cambios en un proyecto. Cuando a un contratista se le adjudica un trabajo, hay una contrato que se acuerda que dicta los requisitos para ese trabajo. Hay un plan original que el contratista o constructor acuerda con el cliente o propietario, que involucra varios elementos clave del proyecto:
- Alcance del trabajo: Esto define todo el trabajo que debe completar la empresa constructora.
- Cronograma: El marco de tiempo acordado para completar cada actividad requerida para el proyecto.
- Costo: El costo total para completar el trabajo según lo definido por el contrato y el tipo de contrato.
Las desviaciones de cualquiera de estos factores constituyen cambios en el contrato. Cuando se identifica la necesidad de un cambio, se debe enviar una solicitud de orden de cambio para su discusión, revisión, aprobación e implementación.
Gestión de cambios de contrato
Es fundamental que se establezca un proceso de orden de cambio formal para un proyecto. Algunos clientes o propietarios pueden tener un proceso existente que incluye un formulario de solicitud de orden de cambio que han creado. Un proceso formal no solo ayuda a estandarizar la forma en que se manejan los cambios, sino también a minimizar el tiempo que lleva implementarlos. Si bien el cambio es inevitable, lo mejor para el desempeño del proyecto es minimizar el impacto del cambio. Si es necesario agregar trabajo al alcance, agregar tiempo al cronograma o agregar fondos al presupuesto, los cambios deben optimizarse para lograr el menor impacto. Por ejemplo, si se necesita un cambio para resolver un problema de campo, la solución más rentable y urgente es la ideal. El proceso de orden de cambio en sí mismo no debería afectar de manera desproporcionada el progreso del proyecto.
Desarrollo de un formulario de orden de cambio de construcción
Debido a que un procedimiento de orden de cambio formal es esencial, es importante desarrollar un formulario de orden de cambio de construcción. Si existe, vale la pena discutir si es necesario modificarlo de acuerdo con las características y requisitos del proyecto. El mantenimiento de los documentos y registros del proyecto es una cualidad clave de un proyecto bien gestionado. Debe haber uniformidad en el seguimiento de los detalles de un cambio solicitado desde el momento en que se identifica hasta que se incluye en el registro del proyecto. Este formulario de solicitud de orden de cambio debe rastrear la siguiente información como mínimo:
- Detalles del proyecto: Esto incluye el nombre del proyecto y los detalles de identificación, como el ID del proyecto, el número de contrato, el número de control o la información de autorización de trabajo. También se debe incluir el nombre del contratista y del propietario o cliente.
- ID de orden de cambio: debe haber una ID única para cada solicitud de orden de cambio. A menudo, se trata de un valor numérico simple, por ejemplo: Orden de cambio n.º 1.
- Descripción: Este campo identifica el cambio propuesto. Esto debe ser directo y simple. Por ejemplo, "Agregue una entrada de hormigón prefabricado en la estación 25+45".
- Justificación: se debe proporcionar una justificación clara para la orden de cambio. Debe explicar la necesidad del cambio y cómo comenzó el problema. ¿Hubo un error en los planos? ¿Fueron las condiciones de campo diferentes a las indicadas en los dibujos, especificaciones o informes? ¿Es este un cambio solicitado por el propietario? La justificación debe explicar el problema de manera sucinta y justificar el cambio propuesto.
- Desglose de costos: debe mostrarse una lista detallada de costos basada en la cantidad de trabajadores, las horas trabajadas, el equipo utilizado, los materiales comprados, los costos de los subcontratistas y otros recargos permitidos. Si una solicitud de cambio total es de $20,000, debe haber un desglose que muestre cómo se deriva el costo. Por ejemplo, 10 trabajadores x 5 días x 10 horas/día x $20.00/hora = $10,000 5,000 por mano de obra. Supongamos que los costos del equipo son de $5,000 y la entrada a instalar es de $20,000. El costo total de la orden de cambio (suponiendo que no haya otros recargos) sería de $XNUMX.
- Componente de tiempo: un completo formulario de pedido de cambio de contratista también debe incluir los días que deben agregarse al cronograma para el cambio propuesto. Se puede incluir una justificación de la cantidad de días como parte del formulario o se puede hacer como un análisis de impacto de tiempo por separado, de acuerdo con los requisitos del propietario.
- Hojas o especificaciones afectadas: si el cambio afectará cualquier plan o especificaciones, debe anotarse aquí para el registro.
- Documentos relacionados: A veces, las solicitudes de cambio surgen de una solicitud de información (RFI) de un contratista o de una presentación. Esa información debe anotarse en el formulario.
- Fuente de financiación: algunos contratos o acuerdos de financiación pueden tener lenguaje sobre los motivos del cambio. Por ejemplo, un error en los planes puede cubrirse con fondos federales, pero un conflicto de servicios públicos en el campo solo puede pagarse con dinero del gobierno local o estatal. Él formulario de orden de cambio de construcción debe tomar nota de esto.
- Revisión y reconocimientos de los firmantes: el formulario debe documentar las diversas aprobaciones requeridas para la aprobación y aceptación formales.
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