Aquí hay 7 desafíos principales que enfrentan los gerentes de proyecto (PM) y cómo abordarlos:
Problema No. 1: Los miembros del equipo no saben o entienden cuáles son sus responsabilidades, no son dueños de su parte del proyecto.
Cómo un buen PM maneja el problema de la rendición de cuentas: los buenos gerentes de proyecto les informan a los miembros del equipo, por adelantado, quién es responsable de qué, y establecen claramente las expectativas.
“Es fundamental configurar de manera proactiva la estructura de toma de decisiones, incluido el lugar donde encajan todas las partes interesadas clave”, dice Tom Treanor, director de marketing de contenido y redes sociales en Wrike, un proveedor de software de gestión de proyectos.
Problema No. 2: Contar con personal clave para llevar a cabo el proyecto, ya sea de manera temporal o permanente.
Cómo un buen PM maneja los problemas relacionados con los recursos: "Los gerentes de TI excepcionales son expertos en equilibrar la oferta (recursos) y la demanda (problemas de ruptura/solución junto con el proyecto)", dice Liz Pearce, directora ejecutiva de LiquidPlanner, una solución de gestión de proyectos.
Una forma en que hacen esto, dice, es mediante el uso de un "sistema de gestión de proyectos que proporciona visibilidad de los recursos y herramientas de previsión, de modo que los PM puedan [tomar decisiones rápidamente, reasignar recursos y], en última instancia, reducir los problemas de programación".
¿Otra forma en que los buenos gerentes de proyectos lidian con los miembros del equipo que son empujados en múltiples direcciones? Al convencer a la gerencia de que eliminar a un miembro vital del equipo podría retrasar el proyecto (o algo peor).
“Sé que no ganaré la lucha para mantener a mi mejor desarrollador [o elegir a su miembro clave del equipo] sin hechos”, dice Steve Caseley, gerente de proyecto y capacitador de CBT Nuggets, una empresa de capacitación en certificación de TI.
“Así que reelaboré mi horario en consecuencia y luego le presenté al jefe la evaluación de impacto, [explicando] que mi proyecto ahora se retrasará dos semanas y superará el presupuesto en $ 45,000 debido a la pérdida de experiencia en la materia y la curva de aprendizaje [de su reemplazo]. ” El resultado: "Esta evaluación de impacto basada en hechos a menudo será suficiente para revertir la decisión".
Problema No. 3: No cumplir con los plazos
Cómo un buen PM maneja los plazos (a menudo cambiantes): para evitar perder los plazos, "asigno a los miembros de mi equipo plazos específicos para sus partes del proyecto, y las fechas que doy siempre son mucho antes de lo que realmente necesito [lo que sea]". dice Ashley Schwartau, directora creativa, Producción, The Security Awareness Company. “De esa manera, si es necesario [arreglar] algo, hay mucho tiempo para cambios y otra revisión”.
Además, ayuda si puede dividir el proyecto en partes manejables, o hitos, con cada parte o hito "lo suficientemente espaciado como para darle tiempo para hacer cambios antes de la entrega final".
Problema No. 4: Deslizamiento del alcance.
Cómo un buen PM trata con el aumento del alcance: "Los cambios que afectan los requisitos casi siempre detienen los proyectos", señala Jun Bucao, PMP, gerente sénior de proyectos/programas, HP Technology Services Consulting. “Un buen PM deberá documentar el cambio, validarlo, evaluar sus impactos, encontrar una solución y aprobar la solicitud de cambio antes de ejecutar la solución”, dice.
“Sin embargo, un gran PM realizará una gestión proactiva de riesgos y calidad en todo momento; y no solo reaccionar a los cambios”, argumenta Bucao. “Durante la planificación, el PM se asegura de que todas las partes interesadas críticas, por ejemplo, el patrocinador, las pymes, los usuarios finales u otras personas de influencia, se identifiquen y se mantengan involucrados para minimizar las sorpresas y mantener las variaciones futuras entre mínimas y nulas”.
