En el acelerado mundo actual, los proyectos de construcción se están convirtiendo en tareas más complejas que requieren una planificación, coordinación y ejecución meticulosas. En el caso de grandes proyectos de construcción (aquellos proyectos en los que la superficie total construida supera los 2 millones de SFT) puede haber múltiples partes interesadas involucradas y cambios imprevistos que pueden dar lugar a elementos no licitados.
Los artículos no licitados (NT) son aquellos materiales o servicios que no están incluidos inicialmente en la oferta original o en el paquete de oferta. En este artículo, profundizaremos en el concepto de elementos NT en la construcción, exploraremos por qué un elemento se convierte en NT y cómo se puede gestionar de forma eficaz.
Comprensión de los artículos no licitados (NT):
Los elementos NT se refieren a aquellos componentes o elementos de un paquete en particular que no se especifican explícitamente en los documentos de licitación iniciales o en la lista de cantidades finalizada (BoQ), pero que se vuelven necesarios para la finalización del proyecto. Esto puede deberse (pero no limitarse a) a la evolución y mejoras continuas del diseño, la inclusión de un producto mejor y más avanzado para hacer frente a la última tecnología, condiciones imprevistas del sitio, dificultad práctica para ejecutar el diseño inicial y modificarlo, etc.
Un caso típico sería el refuerzo de una losa de podio para soportar la carga adicional debida a los elementos paisajísticos. Según el diseño original, las cargas se calcularon mal, lo que provocó una deficiencia en las barras de refuerzo de acero y se observó un corte por punzonamiento que, si no se aborda, podría provocar un colapso estructural. Para subsanar el mismo se procedió a realizar un refuerzo de la losa y este servicio no estaba incluido en ninguna de las BoQ emitidas y la actividad debía considerarse como una partida NT.
Otro ejemplo sería la no inclusión de propiedades acústicas en los tabiques de yeso en una construcción típica de equipamiento interior. Supongamos, el BoQ se otorgan y se completa la incorporación de proveedores. Ahora el cliente tiene la intención de contratar un consultor acústico para garantizar que las salas de reuniones y las cabinas tengan los niveles requeridos de decibelios (dB). Esta propiedad acústica para alcanzar los niveles deseados de dB en el interior de las cabinas no estaba incluida en el diseño original de la mampara de yeso y tuvo que ser operada como un elemento NT.
Impacto de los elementos NT:
Los elementos NT pueden tener impactos significativos en los proyectos de construcción y algunos de los problemas más graves incluyen:
- Implicaciones de costos: Como los artículos son nuevos y no forman parte de los BoQ originales, esto supondrá gastos adicionales para el proveedor/contratista. Una evaluación y fijación de precios perfectas son cruciales para evitar sobrecostos y garantizar que no suponga una pérdida para el contratista. En el caso de proyectos grandes, donde la fase de diseño en sí puede durar más de 12 a 14 meses, seguida de la fase de adquisición y construcción, puede haber evoluciones significativas en el diseño que pueden descartar el diseño anterior y convertirlo en un nuevo diseño, causando así un cambio en el diseño inicial y un costo adicional para comprar los nuevos artículos, negociar y llegar a un costo final.
- Excesos de horario: Estos se deben al tiempo adicional necesario para investigar nuevos requisitos y finalizarlos a través de múltiples rondas de simulación, lo que en última instancia afecta el cronograma. Es posible que el cronograma de referencia original no tenga en cuenta estos retrasos, ya que dichas reservas a menudo no se incluyen, lo que genera impactos significativos en los cronogramas de los proyectos.
- Cuestiones contractuales: Como estos artículos son nuevos y no se contabilizaron en los BoQ originales, puede haber posibles disputas sobre la tarifa unitaria entre el proveedor y el cliente. La finalización y el acuerdo de las tarifas pueden retrasar la emisión de la orden de compra (PO) revisada para que el proveedor obtenga el nuevo artículo.
Mejores prácticas en la Gestión de ítems NT:
Algunas de las formas en que podemos gestionar y reducir el impacto de los elementos NT son:
- Planificación detallada del proyecto: Es esencial una planificación meticulosa y una evaluación del riesgo a intervalos regulares. La discusión abierta con el Cliente sobre los cambios previstos puede ayudar a minimizar las sorpresas.
- Disposiciones contractuales: Junto con los principales elementos que se incluyen en los BoQ originales, también debe capturar aquellos elementos que en algún momento pueden convertirse en elementos NT al incluirlos como elementos de tasa única (R/O). Esto requerirá una intensa lluvia de ideas por parte del arquitecto y el cliente durante la fase de diseño detallado.
- Experiencia en adquisiciones: Para proyectos grandes, se deben incorporar profesionales capacitados en adquisiciones (un equipo de consultores de costos) para manejar los artículos NT, ya que pueden obtenerlos a precios competitivos. Esto se puede hacer obteniendo un BoQ con el artículo NT operado en algún otro proyecto y agregando los cargos generales (normalmente 10%) al proveedor. La otra forma es obtener una tarifa para el nuevo artículo del asesor de costos.
- Presupuesto de Contingencia: Debería haber un presupuesto separado reservado para acomodar los elementos NT y brindar resiliencia financiera en caso de cambios.
- Documentar los cambios: La documentación precisa y detallada es esencial desde el punto de vista de auditoría en el cierre de las partidas. Una de las mejores formas que ha demostrado ser eficaz es configurar un sistema de carpetas de la siguiente manera:
- La descripción del artículo y los detalles del proveedor: este será un pequeño artículo sobre cómo se incluyó el artículo como artículo NT con detalles del proveedor.
- GFC inicial (Bueno para la construcción): esto incluirá la lista completa de los dibujos iniciales que se compartieron como parte del paquete original.
- GFC final: incluye el sorteo final basado en el requisito revisado como parte del cambio. Esto también puede ser un plano de taller, aprobado por el arquitecto.
- Aprobación de admisibilidad del artículo: esto incluye la aprobación técnica del lado del cliente para garantizar que el mismo haya sido aceptado por el cliente y esté listo para discusiones comerciales.
- Cotizaciones de proveedores: esta fase tiene las diversas cotizaciones enviadas por los proveedores hasta la cotización final del proveedor.
- Recomendación: esta recomendación incluye la participación del consultor de costos y del consultor de gestión de proyectos (PMC) con sus tarifas basadas en su investigación.
- Aprobación comercial: una vez recibidas las cotizaciones finales del proveedor y la recomendación del consultor de costos y PMC, la decisión final la tomará el cliente. Esto forma la aprobación final y la publicación en la que se revisan los BoQ y se emiten las órdenes de compra nuevas o modificadas.
Gestión eficaz de proyectos a través de la programación CPM:
En el ámbito de la gestión de proyectos de construcción, la implementación de metodologías de programación sólidas es primordial. Una de esas herramientas indispensables es el Método de la Ruta Crítica (CPM). La programación de CPM desempeña un papel fundamental a la hora de prever posibles desafíos, incluida la incorporación de elementos no licitados (NT), y garantizar que los proyectos se mantengan encaminados.
La programación CPM permite una visualización integral de los cronogramas del proyecto, destacando las tareas críticas y sus interdependencias. Al utilizar CPM, los gerentes de proyectos pueden identificar posibles retrasos causados por elementos NT y ajustar los cronogramas en consecuencia. Este enfoque proactivo ayuda a minimizar los excesos en el cronograma, una repercusión común de cambios imprevistos en los proyectos de construcción.
Para una exploración detallada de cómo la programación CPM contribuye a la gestión eficiente de proyectos, puede consultar esta guía detallada sobre Programación CPM en Construcción. Este recurso profundiza en las complejidades de CPM y proporciona información valiosa sobre su aplicación y beneficios para proyectos de construcción de diferentes escalas.
La integración de la programación CPM en su marco de gestión de proyectos, junto con las mejores prácticas analizadas anteriormente, puede reforzar significativamente su capacidad para afrontar los desafíos que plantean los elementos no licitados y otros aspectos dinámicos de los proyectos de construcción.
Conclusión:
Los elementos no licitados son inevitables en la mayoría de los proyectos de construcción debido a la naturaleza muy dinámica de los proyectos. Si bien esto puede generar dificultades para seguir adelante con los cronogramas planificados y el presupuesto original, una gestión eficaz a través de una planificación y documentación adecuadas de los cambios puede ayudar a minimizar su impacto negativo.
