Cómo gestionar un proyecto con un presupuesto ajustado

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Un proyecto con un presupuesto ajustado puede convertirse fácilmente en tres principales enrestricciones interrelacionadas: tiempo, costo y alcance La buena noticia es que todo esto se puede abordar fácilmente.

Sin embargo, no importa cuán difíciles se pongan las situaciones, como contratista o gerente, debe superarlas y asegurarse de completar un proyecto con un presupuesto ajustado.

Incluso antes de ingresar a la fase de planificación, aborde las áreas en las que su proyecto podría enfrentar cambios en cualquier punto del proceso. Dado que muchos gerentes de proyectos atribuyen su exceso de presupuesto a los cambios que ocurren en el camino, analice primero algunos escenarios potenciales.

Todavía puede entregar un proyecto exitoso sin comprometer muchos recursos. Considere los siguientes consejos:

Vuelva a visitar la fase de planificación de su proyecto
Identifique los aspectos de su proyecto que podrían reasignarse a los miembros de su personal en lugar de contratarlos. Comunique sus restricciones presupuestarias a sus contratistas y proveedores, y descubra si puede ganar flexibilidad allí. Si tiene una relación positiva y/o duradera con el proveedor, es posible que le ofrezcan más indulgencia.

Reevaluar el flujo de trabajo
Resolver las ineficiencias en la estructura básica del flujo de trabajo puede ayudar a reducir tanto el tiempo como el costo. Asegurarse de que las líneas de comunicación permanezcan abiertas, que exista un sistema de controles y equilibrios y que esté realizando un seguimiento del progreso para referencia futura son solo algunas de las formas en que puede optimizar rápidamente el flujo de trabajo.

Ve al fondo

Cuando identifica un problema que está contribuyendo a que su presupuesto se salga de control, puede sentirse inclinado a culpar a su personal. En cambio, reúnase con su personal e intente identificar las fallas de procedimiento más profundas que llevaron al problema.

Fuente más mano de obra

Si bien puede que no sea una decisión popular, usted y su personal asalariado pueden trabajar horas extras no remuneradas para mantener su proyecto en marcha. De lo contrario, considere contratar pasantes y voluntarios que necesiten la experiencia laboral y lo harán de forma gratuita.

Considere invertir en software de gestión de presupuesto. Las opciones aquí variarán según el estilo de gestión de proyectos que haya empleado. El sistema de gestión de proyectos tradicional común funciona bien con plataformas de programación simples, pero también puede beneficiarse de programas como Microsoft Project o Smartsheet.

Independientemente del sistema de gestión de proyectos que siga, asegúrese de programar puntos de control regulares. La mejor manera de solucionar un problema en su proyecto es identificarlo rápidamente antes de que comience a perder dinero.

Sea creativo
Una multitud de pequeños proyectos han encontrado la financiación adicional que necesitan a través del crowdfunding, que no solo aborda el problema de los costos, sino que también actúa como marketing gratuito y participación de la comunidad.

Por supuesto, el crowdfunding no es apropiado para todos los proyectos, así que usa tu mejor juicio allí. El crowdfunding suele ser más apropiado para pequeños proyectos personales o desarrollo de prototipos.