Dado que muchos proyectos continúan surgiendo en el mercado africano, existe la necesidad de que los gerentes de proyectos se aseguren de que finalicen a tiempo y de manera exitosa. Aquí se describen cinco errores mortales de la gestión de proyectos:
¿Quién es el dueño del proyecto?
El error:
La naturaleza de los proyectos es el cambio constante y el cambio a menudo encuentra resistencia. A la gente no le gusta el cambio, por lo que necesitan saber si es necesario y qué beneficios traerá. Para que un proyecto genere cambios, necesita el respaldo de la alta dirección. Sin él, el proyecto avanzará muy lentamente. El patrocinador (alta dirección) es la persona que impulsa el cambio y el proyecto es el mecanismo para el cambio. Un proyecto sin el apoyo de la alta dirección tendrá dificultades.
La solución:
Asegúrese de contar con el respaldo de arriba hacia abajo de la alta dirección. Debe haber una comunicación directa del patrocinador a las partes interesadas. El mensaje debe ser, “hablamos en serio, esto va a pasar así que o estás con nosotros o no lo estás” y cuidado con los que no lo están.
Tenga cuidado como gerente de proyecto para asegurarse de que el patrocinador no se haga cargo del proyecto y se convierta en el gerente de proyecto de facto.
Involucrar a los usuarios
El error:
La falta de participación y participación del usuario es la receta para un mal proyecto. Esto puede deberse a la mentalidad de "sabemos lo que quiere" del departamento de TI o a la falta de interés del cliente. De cualquier forma hay que evitarlo.
La solución:
El departamento de TI debe tomarse el tiempo para comprender los requisitos del cliente antes de proponer cualquier solución técnica. A menudo, TI está cegado por lo último y lo más nuevo disponible y trata de calzar los requisitos en él. Por otro lado, los clientes deben dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para garantizar un proyecto exitoso interactuando con el departamento de TI y asegurándose de que todos los requisitos se hayan definido completamente. Asegúrese de haber hablado con todas las partes interesadas para recopilar sus requisitos y que continúen trabajando con usted durante la duración del proyecto.
Detener el avance del alcance
El error:
El desplazamiento del alcance es la causa de más fallas en los proyectos que cualquier otra cosa. No saber exactamente lo que un proyecto pretende entregar o iniciar en un ataque de entusiasmo, pero poco más, es una receta para el fracaso.
La solución:
Asegúrese de que el caso comercial, los requisitos y el alcance estén claramente definidos y documentados. Asegúrese de que las partes interesadas las entiendan y firmen. Cumpla estrictamente con el alcance y, si se requieren cambios, póngalos en un proceso de gestión de cambios donde se documenten, justifiquen y luego acuerden.
Gestionar las expectativas
El error:
A menudo existe la expectativa de que TI es como una varita mágica que agitas y de repente ocurre un milagro. Durante un proyecto de tecnología, las expectativas pueden inflarse hasta un grado ridículo. Es el papel del director del proyecto para gestionar las expectativas a un nivel razonable.
La solución:
Una forma de evitar esto es dividir un proyecto en partes o fases más pequeñas. Yo comparo esto con una máquina de salchichas, donde alimentas la materia prima en un extremo y sale como pequeños paquetes o salchichas perfectamente formados en el otro extremo. Lo mismo puede suceder con los proyectos de TI en los que toma pequeños paquetes de requisitos y los empuja a través de la máquina, produciendo varios entregables durante la vida de un proyecto. De esta forma, gestiona las expectativas realizando entregas frecuentes para demostrar lo que la tecnología realmente puede ofrecer. Este enfoque garantiza que el proyecto cumpla con las expectativas de los clientes al brindarles una visibilidad temprana de lo que está construyendo.
Entendiendo la jerga
El error:
¿Alguna vez se ha parado junto a un grupo de profesionales de TI (o procesos) y se ha preguntado de qué diablos estaban hablando? Es como un lenguaje completamente nuevo y para las personas que no son de TI a menudo lo es. El escollo surge cuando el cliente y TI piensan que están hablando el mismo idioma cuando en realidad no es así. Esto genera un problema cuando el departamento de TI entrega lo que entendió que el cliente quería y resulta ser algo diferente.
La solución:
Los problemas de comunicación son los más difíciles de resolver, ya que a menudo solo mirando hacia atrás se identifica el problema. La comunicación regular y una estrecha relación de trabajo con el cliente ayudarán. Lo que realmente necesitas es una persona con un pie en ambos campos. Alguien que entiende el negocio y la TI igualmente bien. Si puede identificar a esta persona, asegúrese de mantenerla, son muy valiosas. Si no puede encontrar a esta persona, la siguiente mejor opción es tener dos personas, una de la empresa y otra de TI. Al trabajar en estrecha colaboración y compartir información, pueden minimizar cualquier problema de comunicación.
Y finalmente…
En 1995, The Standish Group encuestó a los gerentes ejecutivos de TI para conocer sus opiniones sobre por qué los proyectos tienen éxito. Las tres razones principales por las que un proyecto tendrá éxito son la participación de los usuarios, el apoyo de la dirección ejecutiva y una declaración clara de los requisitos. Concentrarse solo en estos tres aspectos le dará a su proyecto una buena oportunidad de éxito.
No se convierta en víctima de un proyecto fallido, establezca medidas que aseguren su éxito. ¡Después de todo, no es ciencia espacial!
